Beberapa bisnis mengalami kekacauan internal hanya karena satu hal sederhana, yaitu tidak punya SOP karyawan. Karyawan bingung harus mulai dari mana. Manajer pun kerepotan memberi arahan berulang kali. Akhirnya, pekerjaan tidak berjalan sesuai standar.

 

Situasi ini bisa Anda hindari sejak awal dengan tahu cara membuat SOP karyawan secara jelas dan terstruktur. SOP (Standard Operating Procedure) bukan cuma aturan tertulis, tapi pedoman kerja yang mempercepat produktivitas. Yuk, kita bahas langkah-langkah penyusunannya agar tidak ada yang terlewat.

 

Cara Membuat SOP untuk Karyawan

 

Tanpa SOP, tugas bisa tumpang tindih dan hasil kerja tidak konsisten. Hal ini tentu akan mempengaruhi kepuasan pelanggan hingga reputasi bisnis Anda. Agar semua aktivitas berjalan efisien dan terukur, yuk kita bahas cara membuat SOP karyawan yang rapi dan tepat sasaran.

 

1. Tentukan Tujuan Pembuatan SOP

 

Setiap SOP harus punya tujuan yang jelas. Misalnya, meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi kesalahan, atau mempercepat proses onboarding. Tanpa tujuan yang tepat, SOP akan terasa hambar dan sulit diterapkan. Dengan memahami tujuan, Anda bisa menentukan konten yang relevan dan fokus sasaran.

 

2. Identifikasi Proses Kerja yang Akan Diatur

 

Pilih aktivitas kerja yang benar-benar butuh standar tertulis. Tidak semua proses harus dibuatkan SOP. Fokuslah pada bagian penting seperti operasional, pelayanan pelanggan, atau administrasi. Proses-proses ini paling sering menjadi inti kegiatan karyawan dan rawan kesalahan.

 

3. Libatkan Karyawan dalam Proses Penyusunan

 

Karyawan tahu realitas di lapangan lebih baik. Melibatkan mereka membantu SOP lebih realistis dan bisa diterapkan. Selain itu, Anda juga bisa meminimalisir resistensi karena karyawan merasa didengar dan dihargai pendapatnya.

 

4. Buat Langkah Kerja yang Jelas dan Urut

 

Susun SOP dalam format langkah-langkah atau poin yang berurutan. Jangan membuat kalimat terlalu panjang dan membingungkan. Gunakan bahasa yang mudah dipahami semua orang. Pastikan juga setiap langkah punya hasil atau indikator yang bisa diukur dengan jelas.

 

5. Gunakan Format yang Konsisten

 

Mulai dari header, penomoran, hingga huruf kapital harus konsisten. Format ini penting agar karyawan mudah membaca dan memahami SOP. Jika memungkinkan, gunakan template agar semua SOP di perusahaan punya gaya penulisan seragam dan profesional.

 

6. Sertakan Tanggung Jawab Tiap Posisi

 

SOP akan semakin efektif jika memuat siapa yang bertanggung jawab atas tiap langkah. Gunakan nama jabatan, bukan nama individu. Penjelasan ini membantu menghindari kebingungan, terutama saat terjadi pergantian personel atau rotasi posisi.

 

7. Lakukan Uji Coba SOP Sebelum Diterapkan

 

SOP tidak selalu sempurna di versi awal. Coba terapkan terlebih dahulu dalam jangka pendek dan lihat bagaimana hasilnya di lapangan. Evaluasi bersama tim, kumpulkan masukan, dan revisi jika ada bagian yang belum jelas atau sulit dijalankan.

 

8. Jadwalkan Review Berkala

 

Perusahaan Anda akan terus berkembang, begitu juga SOP-nya. Maka, perlu ada jadwal tinjauan berkala, misalnya setiap 6 bulan sekali. Review ini penting agar SOP tetap relevan, efisien, dan tidak ketinggalan zaman. SOP yang selalu diperbarui akan menjaga kualitas kerja tim tetap optimal.

 

Dengan cara membuat SOP karyawan diatas, Anda akan membuat SOP yang rapi, realistis, dan terstruktur, operasional perusahaan bisa berjalan lebih lancar. Karyawan pun bekerja lebih jelas, minim kesalahan, dan pelanggan mendapat pengalaman yang lebih baik. 

 

Prinsip Dasar dalam Menyusun SOP Perusahaan

 

Setelah tahu cara membuat SOP karyawan, penting juga untuk memahami prinsip-prinsip yang harus dipegang saat menyusunnya. Berikut ini beberapa prinsip penting yang wajib jadi acuan dalam pembuatan SOP perusahaan:

• Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan tidak multitafsir agar bisa dimengerti seluruh karyawan tanpa perlu penjelasan tambahan.

• SOP harus mampu menyederhanakan proses kerja tanpa mengorbankan kualitas. Hindari prosedur yang bertele-tele dan tidak relevan.

• Setiap langkah dalam SOP harus bisa dievaluasi. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai keberhasilan pelaksanaannya secara objektif.

• SOP harus bisa menyesuaikan diri dengan perkembangan perusahaan, tapi tetap memberikan batas yang jelas terhadap pelanggaran atau penyimpangan.

• Penjabaran SOP harus rinci, sistematis, dan sesuai dengan visi, misi, serta tujuan strategis perusahaan.

 

Prinsip-prinsip ini akan membantu memastikan SOP tidak hanya jadi formalitas di atas kertas, tapi benar-benar dijalankan dan memberi dampak nyata. Dengan SOP yang disusun berdasarkan prinsip yang kuat, perusahaan bisa menciptakan sistem kerja yang solid, transparan, dan profesional.

 

Tanpa sistem pendukung, SOP bisa jadi hanya dokumen yang tidak hidup. Di sinilah peran iPresens hadir untuk Anda. iPresens menyediakan sistem absensi online lengkap, mulai dari rekap otomatis, pengingat kehadiran, pengelolaan cuti, hingga integrasi GPS. 

 

Semua dirancang untuk memudahkan pelaksanaan SOP dan pengawasan kinerja karyawan. Anda tidak perlu lagi memeriksa data secara manual, karena semuanya bisa dipantau dari dashboard digital.

 

Cek fitur lengkapnya dan rasakan kemudahannya mendukung penerapan SOP di perusahaan Anda.