Cara Menghitung Gaji Prorata Beserta Rumus dan Contohnya

Cara menghitung gaji prorata menuntut HR untuk menerapkan rumus secara cermat sesuai regulasi yang berlaku. HR menggunakan rumus dasar: Upah Sehari × Jumlah Hari Tidak Hadir untuk memotong gaji karyawan yang absen.

Sesuai Pasal 17 PP 36/2021, tim personalia menentukan upah sehari dengan membagi upah sebulan dengan 21 (untuk sistem 5 hari kerja) atau 25 (untuk sistem 6 hari kerja).

Namun, HR baru bisa mengeksekusi angka ini setelah memverifikasi alasan ketidakhadiran, keakuratan absensi, serta sistem kerja perusahaan. Cara menghitung gaji prorata tidak boleh menyamakan semua jenis ketidakhadiran karyawan.

Karyawan yang sakit, mengambil cuti, izin resmi, atau mengalami kondisi tertentu menurut PP 36/2021 tetap memiliki hak atas upah mereka. Oleh karena itu, perusahaan harus membatasi pemotongan gaji ini hanya untuk karyawan yang benar-benar tidak bekerja tanpa alasan sah (no work, no pay).

Pada akhirnya, kerapian pengelolaan data absensi, izin, cuti, dan lembur akan meminimalkan risiko kesalahan saat HR memasukkan rumus ini ke dalam proses payroll. Memahami konsep ini membantu HR melakukan perhitungan secara lebih teratur sekaligus mengurangi kesalahan ketika memproses payroll.

Apa Itu Gaji Prorata?

Gaji prorata adalah pembayaran gaji yang disesuaikan dengan bagian periode kerja yang dijalani karyawan. Artinya, karyawan menerima gaji berdasarkan waktu kerja dalam periode tersebut, bukan langsung menerima upah untuk satu bulan penuh.

Sebagai contoh, seorang karyawan mulai bekerja pada pertengahan bulan. Karena belum menjalani satu periode kerja penuh, perusahaan dapat melakukan perhitungan prorata untuk menentukan gaji pada bulan pertamanya.

Hal serupa dapat terjadi ketika karyawan berhenti bekerja sebelum periode penggajian selesai. Perusahaan perlu menentukan bagian periode kerja yang telah dijalani sebelum menghitung pembayaran terakhir.

Namun, gaji prorata tidak sama dengan potongan gaji karena absen. Prorata berkaitan dengan penyesuaian pembayaran berdasarkan bagian periode kerja, sedangkan ketidakhadiran memiliki kondisi dan dasar perhitungan yang perlu diperiksa secara terpisah.

Karena itu, sebelum masuk ke cara menghitung gaji prorata, HR perlu mengetahui terlebih dahulu kapan metode prorata digunakan dan informasi apa saja yang harus disiapkan.

Kapan Gaji Prorata Digunakan?

Perusahaan biasanya menggunakan perhitungan gaji prorata ketika karyawan tidak menjalani satu periode penggajian secara penuh. HR kemudian menyesuaikan pembayaran berdasarkan periode kerja yang dijalani karyawan.

Berikut beberapa kondisi yang dapat membuat perusahaan perlu melakukan perhitungan prorata.

1. Karyawan Baru Masuk di Tengah Bulan

Perusahaan dapat menggunakan gaji prorata ketika karyawan mulai bekerja setelah periode penggajian berjalan. HR menghitung pembayaran berdasarkan bagian periode kerja yang telah dijalani karyawan.

Sebagai contoh, perusahaan memulai periode penggajian pada awal bulan, sedangkan karyawan baru mulai bekerja pada tanggal 15. Dalam kondisi tersebut, HR dapat menghitung gaji pertama berdasarkan periode sejak karyawan mulai bekerja.

2. Karyawan Berhenti Sebelum Akhir Periode

Kondisi serupa dapat terjadi ketika karyawan mengakhiri hubungan kerja sebelum periode penggajian selesai. HR perlu menghitung bagian periode kerja yang telah karyawan jalani sebelum menentukan pembayaran terakhir.

Perhitungan tersebut membantu perusahaan menyesuaikan gaji dengan periode kerja aktual tanpa menghitungnya sebagai satu bulan penuh.

3. Terjadi Perubahan Upah di Tengah Periode

Perubahan upah juga dapat membuat HR perlu melakukan penyesuaian. Misalnya, perusahaan menaikkan gaji karyawan dan mulai memberlakukan nominal baru pada tanggal tertentu di tengah periode penggajian.

HR dapat memisahkan periode sebelum dan setelah perubahan tersebut, lalu menghitung nilai pembayaran berdasarkan nominal upah yang berlaku pada masing-masing periode.

4. Terjadi Perubahan Status Kerja

Perubahan status atau pola kerja tertentu juga dapat memengaruhi dasar pembayaran karyawan. Dalam kondisi seperti ini, HR perlu melihat kapan perubahan mulai berlaku dan menyesuaikan perhitungan berdasarkan kebijakan perusahaan serta ketentuan yang berlaku.

Perusahaan sebaiknya mencatat tanggal perubahan dengan jelas agar HR memiliki dasar yang konsisten ketika melakukan payroll.

Pada dasarnya, HR menggunakan gaji prorata ketika perlu menyesuaikan pembayaran dengan bagian periode kerja tertentu. Sebelum menghitungnya, HR perlu memastikan tanggal mulai atau berakhir, periode penggajian, dan nominal upah sudah tercatat dengan benar.

Komponen yang Perlu Diperiksa Sebelum Menghitung Gaji Prorata

Sebelum menghitung gaji prorata, HR perlu menyiapkan beberapa informasi sebagai dasar perhitungan. Data yang tepat membantu HR menentukan periode kerja dan mengurangi risiko kesalahan saat menghitung gaji. Berikut beberapa komponen yang perlu HR periksa:

HR sebaiknya memeriksa informasi tersebut sebelum memasukkan angka ke dalam rumus. Kesalahan menentukan tanggal mulai kerja atau jumlah hari kerja dapat membuat hasil perhitungan berbeda.

Data kehadiran juga dapat membantu HR melakukan pengecekan, terutama ketika perusahaan perlu memastikan periode kerja aktual karyawan. Karena itu, HR perlu menjaga data absensi tetap teratur dan melakukan verifikasi jika menemukan informasi yang tidak sesuai.

Setelah seluruh komponen siap, HR dapat menentukan metode perhitungan dan mulai melakukan perhitungan berdasarkan kondisi karyawan.

Cara Menghitung Gaji Prorata

Cara menghitung gaji prorata dapat menyesuaikan dasar perhitungan yang perusahaan gunakan. HR perlu menentukan periode kerja aktual dan nominal upah terlebih dahulu agar hasil perhitungan sesuai dengan kondisi karyawan. Ada dua metode yang umum digunakan.

Metode 1: Berdasarkan Hari Kerja

Metode ini membandingkan jumlah hari kerja yang karyawan jalani dengan total hari kerja dalam satu periode.

Rumus Gaji Prorata = (Hari Kerja Aktual ÷ Total Hari Kerja) × Upah Sebulan

Contoh: karyawan menerima upah Rp6.000.000 per bulan. Dalam periode tersebut terdapat 22 hari kerja, tetapi karyawan baru mulai bekerja ketika tersisa 15 hari kerja.

Metode 2: Berdasarkan Nilai Upah Sehari

Perusahaan juga dapat menghitung nilai pembayaran berdasarkan upah sehari apabila dasar pengupahan dan kondisi pekerjanya memang sesuai. Pasal 17 PP 36/2021 mengatur perhitungan upah sehari dalam hal upah ditetapkan secara harian.

Rumus Upah Sehari

• Sistem 5 hari kerja: Upah Sebulan ÷ 21
• Sistem 6 hari kerja: Upah Sebulan ÷ 25

Rumus Gaji Prorata Gaji Prorata = Upah Sehari × Jumlah Hari Kerja yang Dijalani

Contoh: karyawan memiliki upah Rp6.300.000 dengan sistem 5 hari kerja, dan menjalani 12 hari kerja pada periode tersebut.

Mana Metode yang Harus Digunakan?

Perusahaan sebaiknya tidak memilih rumus hanya berdasarkan hasil yang paling mudah dihitung. HR perlu melihat dasar pengupahan, periode kerja, perjanjian kerja, serta kebijakan perusahaan sebelum menentukan metode yang sesuai.

Catatan: pembagi 21 dan 25 dalam Pasal 17 PP 36/2021 secara spesifik disebut untuk menghitung upah sehari ketika upah ditetapkan secara harian. Angka 21 atau 25 bukan satu-satunya rumus wajib untuk seluruh kasus gaji prorata.

Contoh Tambahan Perhitungan Gaji Prorata

Berikut dua kondisi yang sering terjadi dalam proses penggajian, dihitung menggunakan metode berdasarkan hari kerja (Metode 1).

Kedua contoh menunjukkan bahwa jumlah gaji prorata dapat berbeda meskipun perusahaan menggunakan metode yang sama. Tanggal mulai atau berakhir kerja, jumlah hari kerja dalam periode, dan upah bulanan akan memengaruhi hasil perhitungan.

Karena itu, HR perlu memastikan seluruh informasi tersebut sudah benar sebelum melakukan payroll. Perusahaan juga perlu menggunakan metode perhitungan secara konsisten sesuai dasar pengupahan dan kebijakan yang berlaku.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menghitung Gaji Prorata

Meskipun rumusnya terlihat sederhana, HR tetap dapat melakukan kesalahan jika menggunakan data yang kurang tepat. Kesalahan tersebut dapat memengaruhi nominal gaji yang perusahaan bayarkan kepada karyawan. Berikut beberapa kesalahan yang perlu HR hindari:

1. Salah Menentukan Periode Penggajian

HR perlu mengetahui awal dan akhir periode penggajian sebelum menghitung gaji prorata. Jika perusahaan menggunakan periode yang berbeda dari bulan kalender, HR harus menyesuaikan jumlah hari kerja dengan periode tersebut.

2. Salah Menghitung Hari Kerja Aktual

HR juga perlu memastikan jumlah hari kerja aktual sesuai dengan tanggal karyawan mulai atau berhenti bekerja. Jangan memasukkan hari yang memang bukan jadwal kerja karyawan ke dalam perhitungan. Kesalahan satu atau dua hari saja dapat mengubah hasil akhir gaji prorata.

3. Menggunakan Nominal Upah yang Tidak Sesuai

Perubahan upah di tengah periode dapat membuat perhitungan lebih kompleks. HR perlu memastikan nominal mana yang berlaku pada masing-masing bagian periode sebelum melakukan perhitungan. Karena itu, periksa kembali data upah sebelum memasukkannya ke dalam rumus.

4. Tidak Memeriksa Data Kehadiran

Data kehadiran dapat membantu HR memastikan periode kerja aktual karyawan. Jika data absensi belum lengkap atau memiliki kesalahan, HR perlu melakukan verifikasi terlebih dahulu.

Perusahaan dapat menerapkan cara rekap absensi karyawan secara teratur agar HR lebih mudah memeriksa informasi kehadiran sebelum menjalankan payroll.

5. Menggunakan Metode yang Berbeda-beda

HR sebaiknya menggunakan metode perhitungan secara konsisten sesuai dasar pengupahan dan kebijakan perusahaan. Mengganti metode tanpa dasar yang jelas dapat membuat hasil perhitungan berbeda untuk kondisi yang serupa.

Perusahaan juga perlu mendokumentasikan metode yang digunakan agar HR memiliki acuan ketika menghadapi kasus serupa pada periode berikutnya.

6. Tidak Memeriksa Hasil Perhitungan

Setelah mendapatkan hasil, HR sebaiknya melakukan pengecekan sekali lagi. Periksa jumlah hari kerja, upah, periode, dan hasil perkalian sebelum memasukkannya ke payroll. Langkah sederhana ini dapat membantu HR menemukan kesalahan input sebelum perusahaan memproses pembayaran.

Pada akhirnya, cara menghitung gaji prorata tidak hanya bergantung pada rumus. HR juga perlu memastikan data yang masuk ke dalam perhitungan sudah benar dan menggunakan metode yang sesuai secara konsisten.

Permudah Pengelolaan Absensi dan Payroll dengan iPresens

Perhitungan gaji akan lebih mudah ketika HR memiliki data karyawan dan kehadiran yang teratur. Data yang tersebar di banyak catatan dapat membuat HR membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan pengecekan sebelum menjalankan payroll.

Perusahaan dapat menggunakan iPresens untuk membantu mengelola absensi dan kebutuhan administrasi karyawan melalui satu sistem. HR dapat memantau informasi kehadiran sekaligus mengelola izin, cuti, lembur, dan data yang berkaitan dengan proses payroll.

Dengan informasi yang lebih terpusat, HR dapat mengurangi proses pemindahan data secara manual. Tim juga dapat memeriksa kembali data yang diperlukan sebelum melakukan perhitungan gaji, termasuk ketika perusahaan perlu menghitung gaji secara prorata.

Perusahaan yang ingin mencoba aplikasi payroll gratis sebelum menggunakannya secara lebih luas dapat memanfaatkan paket gratis iPresens hingga 50 karyawan. Melalui tahap ini, HR dapat mencoba pengelolaan absensi dan payroll sekaligus menilai apakah sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penggunaan sistem tidak menggantikan kebutuhan untuk memeriksa dasar perhitungan. Namun, data yang lebih teratur dapat membantu HR menjalankan proses absensi hingga payroll dengan lebih praktis.

Kesimpulan

Cara menghitung gaji prorata pada dasarnya bergantung pada dua hal: periode kerja aktual yang dijalani karyawan dan metode perhitungan yang perusahaan gunakan, baik berdasarkan perbandingan hari kerja maupun nilai upah sehari.

Sebelum menghitungnya, HR perlu memastikan tanggal mulai atau berakhir kerja, periode penggajian, dan nominal upah sudah tercatat dengan benar.

Perhitungan prorata umumnya diperlukan dalam kondisi tertentu, seperti karyawan baru mulai bekerja, mengakhiri masa kerja di tengah periode, atau mengalami perubahan upah maupun status kerja.

Setiap kondisi ini membutuhkan data yang akurat agar hasil perhitungan sesuai dengan periode kerja yang sebenarnya. Selain memahami rumus, perusahaan juga perlu menjaga data absensi dan penggajian tetap teratur serta menggunakan metode perhitungan secara konsisten.

Dengan data yang sudah diperiksa dan proses yang lebih rapi, HR dapat mengurangi risiko kesalahan sekaligus menjalankan payroll dengan lebih efisien.