Hak Cuti Karyawan dan Ketentuannya yang Perlu Dipahami

Cuti menjadi salah satu hak karyawan yang perlu perusahaan kelola dengan baik. Karyawan dapat menggunakan cuti untuk beristirahat atau memenuhi kebutuhan tertentu tanpa harus mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan.

Namun, setiap jenis cuti memiliki ketentuan dan durasi yang berbeda. Memahami hak cuti karyawan penting bagi karyawan maupun perusahaan. Bagi karyawan, pemahaman tersebut membantu mengetahui hak yang dapat mereka gunakan selama bekerja.

Sementara itu, HR dapat mengatur pengajuan dan pencatatan cuti dengan lebih jelas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Selain cuti tahunan, terdapat beberapa kondisi lain yang memberikan hak istirahat atau izin kepada karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami perbedaannya agar tidak keliru ketika menentukan hak karyawan.

Apa Itu Hak Cuti Karyawan?

Hak cuti karyawan merupakan hak pekerja untuk tidak menjalankan pekerjaan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Salah satu yang paling umum adalah cuti tahunan. Karyawan dapat memanfaatkan waktu tersebut untuk beristirahat dari pekerjaan setelah memenuhi masa kerja yang ditentukan.

Selain itu, terdapat hak lain yang berkaitan dengan kondisi tertentu, seperti sakit, melahirkan, keguguran, atau keperluan penting.

Perusahaan juga perlu memiliki aturan yang jelas mengenai pelaksanaan cuti. Dengan demikian, karyawan dapat mengetahui prosedur pengajuan, sedangkan HR dapat mencatat penggunaan hak cuti secara lebih teratur.

Dasar Hukum Hak Cuti Karyawan

Ketentuan hak cuti karyawan salah satunya mengacu pada UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.

Dalam ketentuan mengenai waktu istirahat dan cuti, perusahaan wajib memberikan cuti tahunan kepada pekerja paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus.

Pelaksanaan cuti tahunan kemudian diatur melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan perkembangan aturan lain yang berkaitan dengan jenis hak tertentu.

Misalnya, UU Nomor 4 Tahun 2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak pada Fase Seribu Hari Pertama Kehidupan mengatur hak ibu yang bekerja untuk memperoleh cuti melahirkan paling singkat 3 bulan pertama.

Dalam kondisi khusus yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter, terdapat tambahan paling lama 3 bulan berikutnya. Karena setiap jenis cuti memiliki ketentuan yang berbeda, HR perlu memahami dasar hukum sekaligus aturan internal perusahaan.

Selanjutnya, perusahaan dapat menentukan prosedur pengajuan dan pencatatan cuti tanpa mengurangi hak yang telah diberikan kepada karyawan oleh peraturan yang berlaku.

Ringkasan 6 Jenis Hak Cuti Karyawan

Sebelum masuk ke penjelasan detail, berikut ringkasan cepat keenam jenis hak cuti dan istirahat yang perlu perusahaan pahami:

Penjelasan lebih lengkap dari masing-masing jenis hak cuti tersebut dapat dilihat pada bagian berikut.

Jenis Hak Cuti Karyawan

Hak cuti karyawan tidak hanya berkaitan dengan cuti tahunan. Dalam kondisi tertentu, karyawan juga memiliki hak untuk tidak bekerja karena sakit, melahirkan, keguguran, atau keperluan tertentu. Namun, setiap hak memiliki ketentuan yang berbeda.

1. Cuti Tahunan

Karyawan berhak memperoleh cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Perusahaan kemudian mengatur pelaksanaan cuti tersebut melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Cuti tahunan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk beristirahat dari pekerjaan. Oleh karena itu, HR perlu mencatat jumlah cuti yang sudah karyawan gunakan agar saldo cuti tetap jelas.

2. Tidak Masuk Kerja karena Sakit

Karyawan yang sakit sehingga tidak dapat menjalankan pekerjaan memiliki perlindungan tersendiri.

Dalam kondisi ini, perusahaan perlu memperhatikan keterangan medis dan ketentuan pembayaran upah selama karyawan tidak dapat bekerja. Karena itu, HR sebaiknya membedakan ketidakhadiran karena sakit dengan penggunaan cuti tahunan.

Dengan pencatatan yang tepat, perusahaan dapat menentukan status ketidakhadiran karyawan sesuai kondisinya. Ketentuan ketenagakerjaan juga memberikan perlindungan bagi pekerja yang tidak dapat bekerja karena sakit.

3. Cuti Melahirkan

Pekerja perempuan memiliki hak cuti melahirkan. Berdasarkan UU Nomor 4 Tahun 2024, ibu yang bekerja berhak memperoleh cuti melahirkan paling singkat 3 bulan pertama. Dalam kondisi khusus yang memenuhi ketentuan medis, hak tersebut dapat bertambah hingga paling lama 3 bulan berikutnya.

Perusahaan perlu mencatat periode cuti tersebut dengan jelas agar HR dapat mengelola administrasi dan hak karyawan selama masa cuti.

4. Istirahat karena Keguguran

Pekerja perempuan yang mengalami keguguran juga memiliki hak istirahat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. HR perlu memperlakukan kondisi tersebut sesuai aturan dan keterangan dari tenaga medis, bukan menguranginya dari cuti tahunan karyawan.

Selain itu, UU Nomor 4 Tahun 2024 juga mengatur hak pendampingan bagi suami ketika istrinya mengalami keguguran selama 2 hari.

5. Izin karena Keperluan Tertentu

Beberapa kondisi keluarga juga memberikan hak kepada karyawan untuk tidak bekerja dengan tetap memperoleh upah sesuai ketentuan. Misalnya, ketika karyawan menikah, menikahkan anak, istri melahirkan atau mengalami keguguran, hingga ketika anggota keluarga tertentu meninggal dunia.

Secara istilah, kondisi tersebut lebih tepat masuk sebagai izin tidak masuk kerja dengan upah daripada cuti tahunan. Dengan membedakannya, HR tidak perlu mengurangi saldo cuti tahunan untuk ketidakhadiran yang memiliki dasar hak tersendiri.

6. Istirahat Panjang

Selain cuti tahunan, perusahaan tertentu dapat memberikan istirahat panjang kepada karyawan. Namun, perusahaan perlu mengacu pada ketentuan sektor, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang berlaku.

Oleh karena itu, HR tidak sebaiknya menyamakan ketentuan istirahat panjang untuk seluruh perusahaan. Perusahaan perlu memeriksa aturan yang berlaku sesuai kondisi dan kebijakan tempat kerja.

Berapa Lama Hak Cuti Tahunan Karyawan?

Karyawan memperoleh cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Dengan demikian, karyawan yang telah memenuhi masa kerja tersebut memiliki hak cuti tahunan sesuai ketentuan yang berlaku.

Namun, perusahaan tetap perlu mengatur pelaksanaan cuti tahunan. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat mengatur prosedur pengajuan dan penggunaan cuti.

Karena itu, HR perlu memiliki catatan saldo cuti setiap karyawan. Pencatatan yang teratur membantu perusahaan mengetahui jumlah cuti yang sudah karyawan gunakan dan jumlah hak yang masih tersedia.

Apakah Cuti Karyawan Tetap Mendapat Gaji?

Jawabannya bergantung pada jenis ketidakhadiran dan ketentuan yang berlaku. Perusahaan tidak sebaiknya menganggap setiap ketidakhadiran sebagai cuti tanpa upah atau langsung mengurangi gaji karyawan.

Sebagai contoh, aturan ketenagakerjaan mengatur sejumlah kondisi ketika perusahaan tetap perlu membayar upah meskipun karyawan tidak bekerja.

Kondisi tersebut antara lain sakit, menikah, menjalankan kewajiban terhadap negara, menjalankan ibadah yang diperintahkan agama, serta beberapa keperluan keluarga tertentu. Selain itu, hak pekerja perempuan selama cuti melahirkan juga memiliki ketentuan pembayaran tersendiri:

Oleh karena itu, HR perlu memeriksa jenis hak yang karyawan gunakan sebelum menentukan pembayaran gaji. Langkah ini membantu perusahaan menghindari kesalahan ketika mengelola cuti, izin, dan penggajian karyawan.

Apakah Sisa Cuti Tahunan Bisa Hangus?

Sisa cuti tahunan tidak selalu memiliki aturan yang sama di setiap perusahaan. Ketentuan ketenagakerjaan memberikan hak cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus.

Sementara itu, perusahaan mengatur pelaksanaan cuti melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Karena itu, perusahaan perlu memiliki aturan yang jelas mengenai masa berlaku dan penggunaan sisa cuti.

Misalnya, kebijakan perusahaan dapat mengatur mekanisme penggunaan saldo cuti sesuai dengan ketentuan internal yang berlaku. HR juga perlu menyampaikan aturan tersebut kepada karyawan sejak awal.

Dengan demikian, karyawan dapat mengetahui jumlah saldo cuti, batas penggunaannya, dan prosedur yang perlu mereka ikuti. Selain itu, pencatatan saldo cuti yang teratur membantu HR menghindari perbedaan data.

Karyawan juga dapat merencanakan penggunaan hak cutinya sebelum periode yang perusahaan tentukan berakhir.

Apakah Perusahaan Boleh Menolak Cuti Karyawan?

Karyawan memiliki hak atas cuti tahunan setelah memenuhi masa kerja yang ditentukan. Namun, hak atas cuti dan waktu pelaksanaan cuti merupakan dua hal yang perlu perusahaan kelola dengan tepat.

Perusahaan dapat mengatur prosedur dan jadwal pelaksanaan cuti melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pengaturan tersebut membantu perusahaan menjaga kegiatan operasional ketika beberapa karyawan mengajukan cuti pada waktu yang sama.

Namun, perusahaan tidak seharusnya menggunakan pengaturan jadwal sebagai alasan untuk menghilangkan hak cuti karyawan. HR dapat berkomunikasi dengan karyawan untuk menentukan waktu cuti yang sesuai ketika jadwal yang diajukan berbenturan dengan kebutuhan operasional.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki prosedur pengajuan dan persetujuan yang jelas. Karyawan dapat mengetahui kapan perlu mengajukan cuti, sedangkan HR dapat mengatur jadwal tanpa mengabaikan hak yang karyawan miliki.

Cara Mengelola Hak Cuti Karyawan di Perusahaan

Pengelolaan cuti yang baik tidak hanya mencatat siapa yang sedang tidak masuk kerja. HR juga perlu mengelola saldo, pengajuan, persetujuan, dan riwayat penggunaan cuti setiap karyawan. Berikut beberapa langkah yang dapat perusahaan lakukan:

1. Tetapkan Kebijakan Cuti yang Jelas

Perusahaan perlu menjelaskan jenis cuti, prosedur pengajuan, pihak yang memberikan persetujuan, dan ketentuan penggunaan saldo cuti. Kebijakan yang jelas membantu karyawan memahami prosedur sejak awal.

2. Catat Saldo Cuti Setiap Karyawan

HR perlu memperbarui saldo ketika karyawan menggunakan hak cutinya. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui jumlah cuti yang sudah karyawan gunakan dan jumlah yang masih tersedia.

3. Buat Proses Pengajuan yang Teratur

Perusahaan dapat menentukan alur pengajuan mulai dari permintaan karyawan hingga persetujuan atasan atau HR. Proses yang teratur membantu perusahaan menghindari pengajuan yang terlewat atau tidak tercatat.

4. Simpan Riwayat Penggunaan Cuti

Riwayat cuti membantu HR memeriksa penggunaan hak setiap karyawan. Selain itu, data tersebut dapat membantu ketika muncul perbedaan informasi mengenai tanggal atau jumlah cuti yang pernah karyawan gunakan.

5. Gunakan Sistem Pengelolaan Cuti

Ketika jumlah karyawan bertambah, pencatatan manual dapat membuat pengelolaan saldo dan pengajuan cuti semakin rumit. Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakan sistem digital untuk mengelola data cuti dalam satu tempat.

Dengan pengelolaan yang teratur, HR dapat memantau hak cuti karyawan dengan lebih mudah. Karyawan juga memperoleh informasi yang lebih jelas mengenai pengajuan, persetujuan, dan sisa cuti yang mereka miliki.

Kelola Cuti Karyawan Lebih Praktis dengan iPresens

Mengelola hak cuti karyawan membutuhkan pencatatan yang rapi, terutama ketika perusahaan memiliki banyak karyawan. HR perlu memeriksa pengajuan, persetujuan, hingga riwayat cuti agar setiap karyawan mendapatkan hak sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Pencatatan manual dapat membuat proses tersebut semakin rumit. Misalnya, HR perlu memperbarui data setiap kali karyawan mengajukan cuti dan memastikan informasi tersebut tidak bertabrakan dengan jadwal kerja atau pengajuan karyawan lainnya.

iPresens membantu perusahaan mengelola kebutuhan administrasi karyawan secara digital, termasuk pengajuan cuti dan izin. Dengan sistem yang lebih terorganisir, HR dapat mengurangi pencatatan manual sekaligus mengelola data kehadiran karyawan dengan lebih praktis.

Selain pengelolaan cuti dan izin, iPresens juga memiliki berbagai fitur untuk mendukung kebutuhan HR, seperti absensi online, payroll, lembur, dan pengelolaan kehadiran. Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola berbagai aktivitas karyawan melalui sistem yang lebih terpusat.

Perusahaan yang ingin mengetahui cara kerja dan fitur-fiturnya dapat mencoba demo aplikasi iPresens terlebih dahulu. Melalui demo, perusahaan dapat melihat penggunaan sistem dan mempertimbangkan fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan karyawan.

Selain itu, perusahaan dapat mencoba paket gratis iPresens hingga 50 karyawan untuk mulai menggunakan sistem absensi dan pengelolaan karyawan secara digital tanpa harus langsung menggunakan paket berbayar.

Dengan iPresens, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang sekaligus mengelola data cuti, izin, kehadiran, dan kebutuhan karyawan dengan lebih teratur.

Kesimpulan