Tidak semua karyawan langsung menerima gaji penuh saat mulai bekerja. Kondisi ini sering terjadi ketika seseorang masuk kerja di tengah bulan. Di sinilah istilah gaji prorata muncul sebagai solusi yang adil dan terukur.
Banyak HR dan karyawan baru bertanya-tanya, bagaimana sistem kerja gaji prorata? Apakah sama dengan pemotongan gaji biasa? Untuk memahami lebih jauh soal perhitungan dan fungsinya, yuk kita bahas bersama!
Mengenal Gaji Prorata dan Kapan Biasanya Diberlakukan
Gaji prorata bukan hal asing dalam dunia kerja. Perusahaan biasanya menggunakan metode ini untuk menghitung hak gaji saat seorang karyawan tidak bekerja penuh selama satu bulan kalender.
Misalnya, saat karyawan baru masuk di pertengahan bulan, mengambil cuti tanpa upah, atau bahkan resign sebelum tanggal 30. Sistem ini dirancang agar pembayaran gaji tetap adil dan sebanding dengan jumlah hari kerja aktual. Artinya, karyawan hanya menerima bayaran atas kontribusi hari atau jam kerja yang benar-benar dilakukan.
Supaya Anda tidak bingung, yuk pahami situasi apa saja yang biasanya menggunakan sistem prorata dan bagaimana cara menghitungnya secara proporsional!
1. Karyawan Masuk Tidak di Tanggal 1
Kondisi ini paling umum terjadi. Ketika karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan, ia tidak berhak atas gaji penuh karena belum bekerja satu bulan utuh.
Misalnya, gaji bulanan Rp6.000.000, dan karyawan mulai bekerja pada tanggal 15. Maka, gaji yang diterima hanya dihitung berdasarkan jumlah hari kerja aktif sejak tanggal masuk hingga akhir bulan.
2. Cuti Tanpa Bayar
Ketika cuti diambil di luar jatah cuti tahunan, maka hari tidak masuk tersebut dianggap tidak dibayar. Karena itu, sistem prorata digunakan untuk menghitung potongan gaji.
Contohnya, jika dalam satu bulan karyawan mengambil cuti 5 hari tanpa upah, maka 5 hari tersebut akan dipotong dari total gaji bulan tersebut secara proporsional. Jadi, gaji yang diterima tetap adil, mencerminkan jumlah hari kerja aktif.
3. Karyawan Resign Sebelum Akhir Bulan
Ketika seorang karyawan mengundurkan diri sebelum tanggal 30 atau 31, perusahaan tidak akan membayar gaji satu bulan penuh. Gaji akan dihitung sesuai jumlah hari kerja hingga tanggal resign.
Misalnya, resign di tanggal 10. Maka gaji dihitung dari tanggal 1 sampai 10 saja. Hal ini memastikan pembayaran gaji tidak berlebihan dan tetap sesuai kontribusi.
4. Sistem Kerja Paruh Waktu
Pada karyawan dengan sistem kerja part time atau kontrak jam kerja tertentu, gaji prorata adalah metode standar. Karena jam kerja tidak penuh, maka gaji juga tidak bisa disamakan dengan karyawan full time.
Perhitungannya mengacu pada total jam kerja aktual dibandingkan dengan jam kerja standar dalam sebulan. Misalnya, jika jam kerja hanya 50% dari full time, maka gaji juga mengikuti proporsi tersebut.
5. Tugas Luar Kota atau Perjalanan Dinas
Meskipun karyawan sedang bertugas di luar kota, tetap ada tanggung jawab pelaporan kerja. Jika ditemukan ketidaksesuaian, seperti tidak adanya laporan kerja atau absensi, perusahaan bisa menyesuaikan gaji secara prorata.
Ini dilakukan demi menjaga transparansi dan akuntabilitas, agar kompensasi sesuai dengan kontribusi nyata yang dilakukan selama masa penugasan.
Jadi, sistem prorata membantu perusahaan menjaga perhitungan gaji tetap adil, transparan, dan sesuai kondisi kerja aktual. Baik untuk karyawan baru, resign, cuti tanpa upah, maupun kerja paruh waktu, sistem ini penting untuk menghindari salah perhitungan gaji.
Cara Menghitung Gaji Prorata yang Akurat dan Mudah
Bagi Anda yang bekerja di bagian HR, atau baru bergabung sebagai karyawan, memahami cara menghitung gaji prorata itu penting banget. Meski kelihatannya simpel, tapi kalau salah hitung bisa menimbulkan kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.
Nah, supaya Anda tidak bingung dan bisa menghitung dengan benar, yuk kita bahas langkah-langkah dasarnya berikut ini.
1. Gunakan Rumus Dasar Prorata
Rumus paling dasar dan umum digunakan adalah: (Jumlah Hari Kerja ÷ Total Hari Kerja Bulanan) × Gaji Bulanan
Contoh: Jika Anda bekerja 15 hari dari total 30 hari kerja, maka gaji yang Anda terima adalah 15 ÷ 30 × gaji bulanan. Artinya, Anda hanya berhak atas 50% dari gaji penuh.
Rumus ini bisa digunakan baik untuk kondisi masuk kerja di tengah bulan, cuti tanpa upah, maupun resign sebelum akhir bulan.
2. Hitung Berdasarkan Hari Kerja, Bukan Hari Kalender
Penting untuk membedakan antara hari kalender (Sabtu-Minggu dihitung) dan hari kerja (Senin–Jumat atau sesuai sistem kerja perusahaan). Banyak perusahaan menggunakan sistem kerja 5 hari per minggu, jadi dasar perhitungan pun harus menyesuaikan.
Misalnya: Bulan Agustus memiliki 23 hari kerja. Jika Anda hanya bekerja selama 11 hari, maka gaji prorata dihitung dengan rumus: 11 ÷ 23 × gaji bulanan.
Dengan cara ini, perhitungan menjadi lebih adil dan sesuai dengan ritme kerja aktual.
3. Gunakan Software Payroll Otomatis
Jika Anda bertanggung jawab mengelola gaji banyak karyawan, perhitungan manual bisa merepotkan dan rawan kesalahan. Maka solusi paling efisien adalah menggunakan software payroll otomatis.
Dengan software ini, data absensi dan kehadiran akan langsung terhubung ke sistem gaji. Hasil perhitungan prorata pun jadi lebih cepat, akurat, dan bisa diakses kapan saja jika diperlukan untuk audit atau pertanggungjawaban.
Menghitung upah dengan sistem prorata bukan hal rumit, asal Anda tahu rumus dasarnya dan memahami apa saja komponen yang dihitung. Dengan begitu, baik karyawan maupun perusahaan sama-sama bisa merasa tenang.
Perhitungan gaji prorata akan jauh lebih akurat kalau sistem absensi karyawan Anda rapi dan bisa diandalkan. Solusinya? Gunakan iPresens sebagai platform presensi modern untuk perusahaan Anda.
Dengan fitur berbasis GPS, iPresens mencatat banyak titik kehadiran secara otomatis. Cocok untuk karyawan sales atau tim lapangan yang sering berpindah lokasi. Presensi juga bisa disesuaikan per divisi, jadi lebih fleksibel. Data absensi langsung tersimpan digital, sehingga meminimalisir kecurangan dan memudahkan proses rekap oleh HR.
