Jadwal Shift Kerja Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Jadwal shift kerja membantu perusahaan mengatur pembagian waktu kerja karyawan agar kegiatan operasional tetap berjalan sesuai kebutuhan. Sistem ini banyak perusahaan gunakan ketika jam operasional lebih panjang daripada jam kerja satu kelompok karyawan.
Melalui pembagian shift, perusahaan dapat menentukan siapa yang bekerja pada waktu tertentu, seperti pagi, sore, atau malam. HR atau supervisor juga dapat menyesuaikan jumlah karyawan pada setiap shift dengan kebutuhan operasional.
Namun, penyusunan jadwal tidak hanya membagi nama karyawan ke dalam beberapa jam kerja. Perusahaan perlu mempertimbangkan waktu kerja, waktu istirahat, jumlah tenaga kerja, hingga pergantian shift agar jadwal tetap teratur.
Pengaturan yang kurang tepat dapat menyebabkan kekurangan karyawan pada jam tertentu, jadwal yang bertabrakan, atau pembagian shift yang tidak seimbang. Lalu, apa sebenarnya jadwal shift kerja, apa tujuannya, dan bagaimana perusahaan dapat mengaturnya?
Apa Itu Jadwal Shift Kerja?
Jadwal shift kerja adalah pengaturan waktu kerja yang membagi karyawan ke dalam kelompok atau periode kerja tertentu. Perusahaan dapat menerapkan pembagian tersebut untuk menjaga kegiatan operasional tetap berjalan pada jam yang telah ditentukan.
Sebagai contoh, perusahaan yang beroperasi dari pagi hingga malam dapat membagi karyawan menjadi shift pagi dan sore. Sementara itu, bisnis yang beroperasi selama 24 jam dapat membutuhkan pembagian pagi, sore, dan malam.
Setiap shift memiliki waktu mulai dan selesai sesuai kebutuhan operasional serta aturan kerja yang perusahaan terapkan. Perusahaan juga dapat melakukan rotasi agar karyawan tidak selalu bekerja pada waktu yang sama.
Penerapan shift sering ditemukan pada berbagai bidang yang membutuhkan operasional panjang atau berkelanjutan, seperti rumah sakit, hotel, restoran, toko, pabrik, layanan keamanan, dan beberapa jenis perusahaan lainnya.
Dengan pengaturan yang tepat, perusahaan dapat menempatkan tenaga kerja sesuai kebutuhan pada setiap periode tanpa mengabaikan waktu kerja dan istirahat karyawan.
Setelah memahami pengertiannya, pertanyaan selanjutnya adalah mengapa perusahaan perlu repot-repot menyusun jadwal shift, bukan sekadar membagi karyawan secara acak.
Apa Tujuan Membuat Jadwal Shift Kerja?
Perusahaan membuat jadwal shift kerja bukan hanya untuk menentukan jam masuk dan pulang. Jadwal juga membantu perusahaan mengatur kebutuhan tenaga kerja sekaligus memberikan informasi yang jelas mengenai waktu kerja setiap karyawan.
1. Menjaga Operasional Tetap Berjalan
Perusahaan dengan jam operasional panjang membutuhkan karyawan pada beberapa periode berbeda. Pembagian shift membantu memastikan kegiatan operasional tetap berjalan meskipun kelompok karyawan sebelumnya sudah menyelesaikan jam kerjanya.
2. Membagi Tenaga Kerja Sesuai Kebutuhan
Kebutuhan tenaga kerja dapat berbeda pada setiap waktu. Misalnya, restoran mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan ketika jam makan, sedangkan toko dapat membutuhkan tambahan tenaga kerja pada periode yang lebih ramai. Jadwal membantu perusahaan menyesuaikan jumlah karyawan dengan kondisi tersebut.
3. Memberikan Kejelasan Waktu Kerja
Karyawan perlu mengetahui kapan mereka harus masuk, selesai bekerja, atau mendapatkan hari libur. Jadwal yang tersusun dengan jelas membantu karyawan mempersiapkan aktivitas kerja sekaligus mengurangi kesalahan informasi mengenai shift.
4. Membantu Mengatur Pergantian Shift
Pergantian antara satu kelompok dan kelompok berikutnya perlu berjalan dengan teratur. Dengan jadwal yang jelas, perusahaan dapat menentukan waktu pergantian sekaligus mengurangi risiko adanya periode kerja yang kekurangan tenaga.
5. Membantu HR Mengelola Kehadiran
Jadwal dapat menjadi acuan ketika HR memeriksa kehadiran karyawan. HR dapat mencocokkan waktu absensi dengan shift yang telah ditentukan untuk melihat keterlambatan, ketidakhadiran, atau perubahan jadwal.
Dengan demikian, jadwal shift kerja berperan dalam menjaga operasional sekaligus membantu perusahaan mengatur waktu dan kehadiran karyawan secara lebih terstruktur.
Setelah mengetahui tujuannya, langkah berikutnya adalah mengenali jenis-jenis shift yang umum perusahaan terapkan sebelum mulai menyusun jadwalnya sendiri.
Jenis-Jenis Shift Kerja
Perusahaan dapat menerapkan jenis shift yang berbeda sesuai jam operasional dan kebutuhan tenaga kerja. Beberapa pembagian yang umum digunakan yaitu shift pagi, shift sore, shift malam, dan shift rotasi.
Shift pagi biasanya berlangsung dari pagi hingga siang atau sore, misalnya pukul 07.00–15.00. Selanjutnya, shift sore dapat berlangsung pukul 15.00–23.00 untuk melanjutkan kegiatan operasional hingga malam.
Perusahaan yang beroperasi selama 24 jam juga dapat menerapkan shift malam, misalnya pukul 23.00–07.00. Sementara itu, shift rotasi membuat karyawan berpindah jadwal secara berkala, seperti dari shift pagi ke shift sore pada periode berikutnya.
Jam tersebut hanya merupakan contoh. Perusahaan dapat menyesuaikan pembagian jadwal shift kerja dengan kebutuhan operasional serta ketentuan waktu kerja yang berlaku.
Contoh Jadwal Shift Kerja Karyawan
Setelah menentukan jenis shift, perusahaan dapat menyusun jadwal shift kerja berdasarkan kebutuhan tenaga kerja setiap hari.
Jadwal sebaiknya mencantumkan nama karyawan, hari kerja, serta pembagian shift agar setiap orang mengetahui waktu kerjanya. Berikut contoh sederhana jadwal untuk operasional dengan dua shift:
| Nama Karyawan | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jumat | Sabtu | Minggu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Andi | Pagi | Pagi | Libur | Sore | Sore | Pagi | Pagi |
| Budi | Sore | Sore | Pagi | Pagi | Libur | Sore | Sore |
| Citra | Pagi | Libur | Sore | Sore | Pagi | Pagi | Sore |
| Dinda | Sore | Pagi | Pagi | Libur | Sore | Sore | Pagi |
Sebagai keterangan, perusahaan dapat menetapkan shift pagi pukul 07.00–15.00 dan shift sore pukul 15.00–23.00. Waktu tersebut hanya contoh dan bukan ketentuan jam shift yang wajib digunakan semua perusahaan.
Perusahaan dapat menyesuaikan jumlah karyawan pada setiap shift berdasarkan tingkat aktivitas. Pada periode yang lebih ramai, perusahaan mungkin membutuhkan lebih banyak tenaga kerja dibandingkan pada jam operasional lainnya.
Selain itu, HR perlu memperbarui jadwal ketika terjadi pertukaran shift, izin, cuti, atau perubahan kebutuhan operasional. Dengan begitu, jadwal yang karyawan gunakan tetap sesuai dengan kondisi terbaru.
Setelah melihat contohnya, kamu mungkin bertanya-tanya bagaimana proses menyusun jadwal seperti itu dari awal. Berikut langkah-langkahnya.
Cara Membuat Jadwal Shift Kerja
Penyusunan jadwal membutuhkan lebih dari sekadar membagi karyawan ke dalam shift pagi, sore, atau malam. HR perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional sekaligus ketersediaan tenaga kerja agar pembagian jadwal dapat berjalan dengan baik.
1. Tentukan Jam Operasional
Mulailah dengan menentukan waktu operasional perusahaan. Dari informasi tersebut, HR dapat mengetahui berapa banyak shift yang dibutuhkan dalam satu hari. Perusahaan yang hanya beroperasi hingga sore mungkin cukup menggunakan satu atau dua shift, sedangkan operasional 24 jam dapat membutuhkan pembagian yang berbeda.
2. Tentukan Kebutuhan Karyawan Setiap Shift
Tentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode. Perusahaan dapat mempertimbangkan tingkat aktivitas, jumlah pelanggan, beban pekerjaan, atau kebutuhan setiap bagian.
3. Perhatikan Ketersediaan Karyawan
HR perlu mengetahui karyawan yang tersedia, sedang cuti, izin, atau memiliki perubahan jadwal. Informasi tersebut membantu mengurangi benturan ketika jadwal mulai disusun.
4. Bagi Shift Secara Teratur
Setelah mengetahui kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja, HR dapat mulai membagi karyawan ke setiap shift. Pembagian sebaiknya mempertimbangkan beban kerja dan pergantian jadwal agar tidak hanya berfokus pada pemenuhan jumlah karyawan.
5. Tentukan Hari Libur
Hari libur juga perlu masuk ke dalam jadwal. Dengan mencantumkannya sejak awal, HR dan karyawan dapat melihat pembagian hari kerja dan hari istirahat dengan lebih jelas.
6. Informasikan Jadwal kepada Karyawan
Setelah jadwal selesai, perusahaan perlu menyampaikannya kepada karyawan sebelum periode kerja dimulai. Cara ini memberikan waktu bagi karyawan untuk mengetahui jadwal masing-masing dan melaporkan jika terdapat kendala.
Jika terjadi perubahan, HR juga perlu memperbarui jadwal shift kerja dan menyampaikan informasi terbaru agar karyawan tidak menggunakan jadwal yang sudah tidak berlaku.
Mengikuti langkah-langkah di atas saja belum cukup jika HR tidak memperhatikan beberapa faktor penting berikut, yang sering luput saat jadwal terlihat rapi di atas kertas.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menyusun Jadwal Shift
Jadwal yang terlihat rapi belum tentu sesuai dengan kebutuhan operasional. HR perlu mempertimbangkan beberapa hal berikut agar pembagian shift tidak menimbulkan masalah bagi perusahaan maupun karyawan:
- Kebutuhan Tenaga Kerja
Jumlah karyawan pada setiap shift perlu menyesuaikan tingkat aktivitas. Perusahaan dapat menempatkan lebih banyak karyawan pada jam sibuk agar tidak kekurangan tenaga kerja saat beban pekerjaan meningkat. - Jam Kerja dan Waktu Istirahat
Perusahaan perlu memperhatikan durasi kerja dan waktu istirahat agar karyawan tidak bekerja terlalu lama atau mendapatkan waktu istirahat yang kurang memadai. - Pergantian Antarshift
HR perlu mengatur jarak pergantian shift dengan jelas, terutama pada sistem rotasi. Pengaturan yang tepat memberikan waktu bagi karyawan untuk beristirahat sebelum kembali bekerja. - Hari Libur Karyawan
HR perlu memasukkan hari libur ke dalam jadwal. Cara ini membantu perusahaan menjaga ketersediaan tenaga kerja sekaligus memberikan waktu istirahat kepada karyawan. - Perubahan Jadwal
Pertukaran shift, izin, cuti, atau kebutuhan operasional dapat mengubah jadwal. Karena itu, perusahaan perlu mencatat dan menyampaikan setiap perubahan kepada karyawan.
Dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut, perusahaan dapat menyusun jadwal yang tidak hanya memenuhi kebutuhan operasional, tetapi juga lebih teratur bagi karyawan.
Meski sudah memperhatikan beberapa hal di atas, perusahaan tetap dapat menghadapi sejumlah masalah ketika menjalankan jadwal shift kerja.
Masalah yang Sering Terjadi dalam Pengaturan Shift Kerja
Meskipun perusahaan sudah memiliki jadwal, perubahan kondisi operasional dan ketersediaan karyawan tetap dapat menimbulkan masalah. HR perlu mengetahui masalah tersebut agar dapat melakukan penyesuaian lebih cepat.
| Masalah | Penjelasan |
|---|---|
| Jadwal Karyawan Bertabrakan | Kesalahan penyusunan membuat satu karyawan tercatat pada dua jadwal yang tidak memungkinkan dijalankan secara berurutan. |
| Kekurangan Karyawan pada Shift Tertentu | Terjadi ketika beberapa karyawan izin, cuti, atau tidak dapat masuk pada waktu yang sama, sehingga tenaga kerja tidak sesuai kebutuhan operasional. |
| Perubahan Jadwal Tidak Tercatat | Pertukaran shift antar karyawan tidak masuk ke jadwal terbaru, sehingga data kehadiran berbeda dengan jadwal yang tercatat. |
| Pembagian Shift Tidak Seimbang | Beberapa karyawan memperoleh shift malam atau periode kerja tertentu lebih sering dibanding yang lain. |
| Informasi Jadwal Terlambat Diterima | Perubahan mendadak yang tidak segera disampaikan membuat karyawan menggunakan jadwal lama atau salah memahami waktu kerja. |
Masalah tersebut dapat semakin sulit HR pantau ketika perusahaan memiliki banyak karyawan dan beberapa pembagian shift. Oleh karena itu, perusahaan perlu menjaga jadwal shift kerja tetap diperbarui serta memastikan setiap perubahan dapat diketahui oleh pihak yang berkaitan.
Melihat berbagai masalah yang bisa muncul tersebut, mengelola jadwal shift secara manual tentu bukan hal yang mudah, terutama bagi perusahaan dengan banyak karyawan.
Kelola Jadwal Shift dan Absensi dengan iPresens
Mengatur jadwal shift membutuhkan koordinasi antara HR, supervisor, dan karyawan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa jadwal kerja sesuai dengan catatan kehadiran agar HR dapat memantau aktivitas karyawan dengan lebih mudah.
iPresens membantu perusahaan mengelola jadwal kerja dan absensi karyawan melalui sistem digital. HR dapat mengatur jadwal sesuai kebutuhan perusahaan kemudian memantau kehadiran karyawan berdasarkan waktu kerja yang telah ditentukan.
Selain absensi dan jadwal kerja, iPresens menyediakan fitur yang membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas karyawan, seperti cuti, lembur, dan payroll.
Dengan demikian, HR dapat mengurangi penggunaan catatan yang tersebar pada banyak file untuk menjalankan pekerjaan administratif sehari-hari. Penggunaan sistem juga membantu HR ketika jumlah karyawan bertambah.
HR dapat memantau aktivitas karyawan melalui data yang tersedia tanpa harus memeriksa catatan manual satu per satu. Perusahaan pun dapat menyesuaikan penggunaannya dengan kebutuhan operasional. Perusahaan yang ingin mengetahui cara kerja sistem dapat mencoba demo aplikasi iPresens terlebih dahulu.
Melalui demo, perusahaan dapat melihat fitur yang tersedia dan mempertimbangkan penggunaannya sesuai kebutuhan HR. Selain itu, perusahaan dapat mencoba paket gratis iPresens hingga 50 karyawan untuk mulai mengelola absensi dan aktivitas karyawan secara digital.
Dengan iPresens, HR dapat mengatur jadwal sekaligus mengelola kehadiran karyawan secara lebih praktis. Sistem yang teratur juga membantu perusahaan menjaga informasi jadwal dan aktivitas karyawan tetap mudah dipantau.
Kesimpulan
Jadwal shift kerja membantu perusahaan membagi waktu dan tenaga kerja sesuai kebutuhan operasional. Jadwal yang jelas membuat karyawan mengetahui waktu masuk, waktu selesai bekerja, serta hari libur masing-masing.
Dalam menyusun jadwal, HR perlu mempertimbangkan kebutuhan tenaga kerja, pembagian jam kerja, waktu istirahat, hari libur, dan kemungkinan perubahan shift. HR juga perlu memperbarui jadwal ketika terjadi pertukaran shift, izin, cuti, atau perubahan kebutuhan operasional.
Perusahaan dapat menggunakan spreadsheet untuk kebutuhan yang masih sederhana. Namun, ketika jumlah karyawan dan pembagian shift semakin kompleks, sistem digital dapat membantu HR mengatur jadwal dan memantau kehadiran dengan lebih praktis.
Pada akhirnya, perusahaan perlu memilih metode yang sesuai dengan kondisi operasional. Dengan pengelolaan jadwal shift kerja yang teratur, perusahaan dapat menjaga kegiatan operasional tetap berjalan sekaligus memberikan informasi waktu kerja yang lebih jelas kepada karyawan.
