Rumus Pemotongan Gaji Karena Absen dan Contoh Perhitungannya

Rumus pemotongan gaji karena absen perlu perusahaan pahami agar perhitungan upah karyawan tidak hanya berdasarkan jumlah hari ketidakhadiran. HR juga perlu melihat alasan karyawan tidak bekerja, data absensi, serta ketentuan pengupahan yang berlaku.

Ketidakhadiran karyawan dapat terjadi karena berbagai kondisi. Ada karyawan yang tidak masuk tanpa keterangan, tetapi ada juga yang tidak bekerja karena sakit, izin, cuti, atau alasan tertentu lainnya.

Perbedaan kondisi tersebut perlu HR perhatikan sebelum menentukan apakah ketidakhadiran memengaruhi pembayaran upah. Data kehadiran yang akurat juga memiliki peran penting dalam proses ini.

Kesalahan mencatat jadwal, izin, atau jumlah hari tidak hadir dapat memengaruhi hasil perhitungan dan menambah pekerjaan HR ketika melakukan pemeriksaan ulang.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak langsung melakukan pemotongan hanya berdasarkan status tidak hadir. HR perlu memastikan alasan ketidakhadiran dan dasar perhitungannya terlebih dahulu agar proses penggajian berjalan lebih teratur.

Apakah Gaji Karyawan Boleh Dipotong Karena Absen?

Pada dasarnya, peraturan pengupahan Indonesia mengenal prinsip bahwa pengusaha tidak wajib membayar upah apabila pekerja tidak masuk kerja atau tidak melakukan pekerjaan.

Ketentuan mengenai pengupahan tersebut diatur dalam PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang saat ini telah mengalami perubahan, termasuk melalui PP Nomor 49 Tahun 2025.

Namun, perusahaan tidak dapat menyamakan seluruh bentuk ketidakhadiran. Peraturan pengupahan juga mengatur kondisi tertentu ketika pekerja tidak masuk atau tidak melakukan pekerjaan tetapi tetap memiliki hak atas upah.

Karena itu, HR perlu mengetahui alasan ketidakhadiran sebelum melakukan perhitungan. Sebagai contoh, perusahaan perlu membedakan karyawan yang tidak hadir tanpa keterangan dengan karyawan yang tidak bekerja karena alasan tertentu yang memperoleh perlindungan berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan.

Data izin, cuti, sakit, jadwal kerja, dan informasi pendukung lainnya perlu HR periksa terlebih dahulu. Perusahaan juga perlu memperhatikan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang berlaku.

Dokumen tersebut dapat menjadi bagian penting dalam menentukan prosedur pencatatan ketidakhadiran dan proses pengupahan di perusahaan.

Dengan demikian, HR sebaiknya tidak menggunakan pendekatan “satu hari tidak hadir berarti otomatis dipotong sekian rupiah” untuk setiap kondisi.

Perusahaan perlu menentukan status ketidakhadiran terlebih dahulu, kemudian menggunakan dasar perhitungan yang sesuai sebelum memasukkannya ke dalam proses payroll.

Apa Saja yang Perlu Diperiksa Sebelum Menghitung Potongan?

Sebelum menggunakan rumus pemotongan gaji karena absen, HR perlu memastikan data yang menjadi dasar perhitungan sudah sesuai. Perusahaan tidak sebaiknya hanya melihat jumlah hari karyawan tidak hadir tanpa mengetahui alasan dan status ketidakhadirannya.

Beberapa hal berikut perlu HR periksa terlebih dahulu:

1. Alasan Ketidakhadiran Karyawan

Periksa apakah karyawan tidak masuk tanpa keterangan, sedang sakit, mengambil cuti, memperoleh izin, atau memiliki alasan lain. Setiap kondisi dapat memiliki perlakuan pengupahan yang berbeda sehingga HR perlu memastikan statusnya sebelum menghitung potongan.

2. Jumlah Hari Tidak Hadir

HR perlu memastikan jumlah hari ketidakhadiran sesuai dengan jadwal kerja karyawan. Perubahan shift, hari libur, atau kesalahan pencatatan dapat membuat jumlah hari yang tercatat berbeda dengan kondisi sebenarnya.

3. Dasar Upah yang Digunakan

Perusahaan perlu mengetahui nilai upah yang menjadi dasar perhitungan. Jangan langsung menentukan nilai potongan hanya berdasarkan perkiraan karena hasil akhirnya dapat berbeda.

4. Sistem Hari Kerja Perusahaan

Jumlah hari kerja juga perlu diperhatikan. PP 36/2021 membedakan perhitungan upah sehari untuk perusahaan yang menerapkan 5 hari kerja dan 6 hari kerja dalam seminggu.

5. Peraturan yang Berlaku di Perusahaan

HR juga perlu memeriksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang berlaku. Dengan begitu, perusahaan memiliki dasar yang jelas ketika menangani ketidakhadiran dan proses penggajian.

Pemeriksaan tersebut membantu HR menghindari perhitungan berdasarkan data yang belum lengkap. Setelah memastikan status ketidakhadiran dan dasar upah, barulah perusahaan dapat melakukan perhitungan.

Rumus Pemotongan Gaji Karena Absen

Untuk menghitung nilai satu hari kerja, Pasal 17 PP 36/2021 menetapkan perhitungan upah sehari berdasarkan sistem waktu kerja perusahaan. Perusahaan dengan 6 hari kerja dalam seminggu membagi upah sebulan dengan 25, sedangkan perusahaan dengan 5 hari kerja menggunakan pembagi 21.

Rumus Upah Sehari

• Sistem 5 hari kerja: Upah Sebulan ÷ 21
• Sistem 6 hari kerja: Upah Sebulan ÷ 25

Rumus Potongan Potongan = Upah Sehari × Jumlah Hari Tidak Hadir

Kedua rumus di atas menjadi dasar seluruh contoh dan simulasi pada bagian berikutnya.  Potongan tidak otomatis. HR harus cek alasan absen dan regulasi, karena pekerja tetap berhak digaji pada kondisi tertentu.

Contoh dan Simulasi Perhitungan Potongan Gaji

Setelah mengetahui rumusnya, berikut beberapa contoh penerapan untuk kondisi ketidakhadiran yang memang dapat dikenai prinsip tidak bekerja maka upah tidak dibayar.

Contoh dasar: karyawan menerima upah Rp5.250.000 per bulan dengan sistem 5 hari kerja, dan tidak bekerja selama 2 hari.

Langkah	Perhitungan	Hasil
Upah sehari	Rp5.250.000 ÷ 21	Rp250.000
Total potongan	Rp250.000 × 2 hari	Rp500.000

Perbandingan sistem 5 hari vs 6 hari kerja:

	Sistem 5 Hari Kerja	Sistem 6 Hari Kerja
Gaji bulanan	Rp6.300.000	Rp5.000.000
Pembagi	÷ 21	÷ 25
Upah sehari	Rp300.000	Rp200.000
Hari tidak hadir	2 hari	3 hari
Total potongan	Rp600.000	Rp600.000

Simulasi berdasarkan jumlah hari absen

untuk karyawan dengan upah Rp6.300.000 per bulan, sistem 5 hari kerja (upah sehari: Rp300.000):

Jumlah Hari Tidak Hadir	Upah Sehari	Nilai Potongan
1 hari	Rp300.000	Rp300.000
2 hari	Rp300.000	Rp600.000
3 hari	Rp300.000	Rp900.000
4 hari	Rp300.000	Rp1.200.000
5 hari	Rp300.000	Rp1.500.000

Tabel-tabel di atas hanya merupakan simulasi perhitungan. HR tetap perlu memeriksa alasan ketidakhadiran sebelum menentukan pemotongan karena tidak semua kondisi ketika karyawan tidak bekerja dapat diperlakukan sama.

Perusahaan juga perlu memastikan data absensi, jadwal kerja, izin, dan informasi pendukung lainnya sudah benar, agar potongan tidak berasal dari data kehadiran yang belum terverifikasi.

Catatan: Pasal 17 secara spesifik mengatur perhitungan upah sehari ketika upah ditetapkan secara harian.

Karena itu, tabel-tabel di atas sebaiknya diposisikan sebagai contoh/simulasi berdasarkan nilai upah sehari, bukan pernyataan bahwa setiap perusahaan wajib memotong gaji bulanan dengan rumus tersebut dalam semua kasus.

Ketidakhadiran yang Perlu Dibedakan Sebelum Memotong Gaji

Tidak semua ketidakhadiran karyawan dapat perusahaan perlakukan dengan cara yang sama. Sebelum menghitung potongan, HR perlu mengetahui alasan karyawan tidak bekerja dan memeriksa apakah kondisi tersebut tetap memberikan hak atas upah.

Misalnya, ketidakhadiran tanpa keterangan tentu memiliki konteks yang berbeda dengan karyawan yang sakit, mengambil hak cuti, atau tidak bekerja karena alasan tertentu yang diatur dalam ketentuan ketenagakerjaan.

PP 36/2021 mengatur sejumlah keadaan ketika pekerja tidak masuk atau tidak melakukan pekerjaan tetapi pengusaha tetap wajib membayar upah.

Beberapa di antaranya berkaitan dengan sakit serta keperluan tertentu seperti menikah, menikahkan anak, istri melahirkan atau mengalami keguguran, dan anggota keluarga tertentu meninggal dunia. Untuk sejumlah alasan tersebut, peraturan juga menetapkan jangka waktu pembayaran upahnya.

Karena itu, HR perlu memeriksa status ketidakhadiran dan dokumen pendukung sebelum memasukkan data ke dalam perhitungan payroll.

Langkah ini membantu perusahaan membedakan ketidakhadiran yang memang dapat memengaruhi pembayaran upah dengan kondisi yang tetap memiliki hak pembayaran sesuai ketentuan.

Perusahaan juga sebaiknya memiliki prosedur yang jelas mengenai pengajuan izin, pencatatan sakit, cuti, dan ketidakhadiran tanpa keterangan. Dengan begitu, HR memiliki informasi yang lebih lengkap ketika melakukan perhitungan.

Kesalahan dalam Menghitung Potongan Gaji Karena Absen

Kesalahan perhitungan tidak selalu berasal dari rumus. Data kehadiran yang tidak sesuai juga dapat membuat hasil perhitungan berbeda dari kondisi sebenarnya.

Salah satu kesalahan yang perlu dihindari adalah langsung menganggap seluruh ketidakhadiran sebagai mangkir. HR perlu memeriksa apakah karyawan memiliki izin, sedang sakit, mengambil cuti, atau memiliki alasan lain sebelum menentukan perlakuan terhadap upah.

Kesalahan juga dapat muncul ketika HR menggunakan data absensi yang belum diperiksa. Karyawan mungkin lupa melakukan check-in, mengalami perubahan shift, atau menghadapi kendala saat melakukan absensi.

Jika HR langsung menggunakan catatan tersebut untuk payroll, informasi yang kurang tepat dapat ikut masuk ke dalam perhitungan. Selain itu, HR perlu memastikan sistem hari kerja yang digunakan dalam perhitungan sudah sesuai.

Penggunaan dasar perhitungan yang keliru dapat menghasilkan nilai yang berbeda meskipun jumlah hari ketidakhadirannya sama.Perusahaan juga sebaiknya menghindari proses pemindahan data secara berulang.

Ketika HR harus menyalin informasi dari absensi, formulir izin, spreadsheet, dan dokumen lainnya, risiko salah memasukkan atau melewatkan data dapat meningkat. Karena itu, sebelum menghitung potongan, HR perlu melakukan tiga tahap sederhana:

1. Periksa status ketidakhadiran
2. Verifikasi data absensi
3. Lakukan perhitungan sesuai dasar yang berlaku

Dengan alur tersebut, perusahaan tidak hanya berfokus pada rumus pemotongan gaji karena absen, tetapi juga memastikan informasi yang menjadi dasar perhitungan sudah benar terlebih dahulu.

Hubungan Data Absensi dengan Perhitungan Payroll

Data absensi memiliki hubungan yang cukup dekat dengan proses payroll karena informasi kehadiran dapat menjadi salah satu data yang HR periksa sebelum menghitung gaji. Catatan tersebut dapat mencakup jumlah kehadiran, keterlambatan, ketidakhadiran, izin, cuti, hingga lembur.

Sebelum menggunakan data tersebut, HR perlu memastikan informasi kehadiran sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Perusahaan juga perlu menentukan cara memantau kehadiran karyawan secara teratur agar HR dapat menemukan ketidaksesuaian data sebelum memasukkannya ke dalam proses penggajian.

Karena itu, perusahaan sebaiknya melakukan verifikasi secara menyeluruh sebelum memproses payroll. Secara sederhana, perusahaan dapat menerapkan alur berikut:

1. Karyawan melakukan absensi
2. Sistem mencatat data kehadiran
3. HR memeriksa status kehadiran
4. HR memverifikasi data
5. HR menjalankan perhitungan payroll

Alur yang teratur membantu HR mengurangi beban untuk mencocokkan berbagai catatan pada akhir periode. HR juga lebih mudah memeriksa data kehadiran, izin, cuti, dan lembur ketika perusahaan menyimpan seluruh data tersebut melalui sistem yang saling terhubung.

Namun, data absensi bukan satu-satunya komponen dalam penggajian. Perusahaan tetap perlu memperhitungkan komponen lain sesuai struktur upah, kebijakan perusahaan, serta ketentuan yang berlaku.

Kurangi Rekap Manual Absensi dan Payroll dengan iPresens

Proses payroll dapat membutuhkan waktu lebih lama ketika HR masih harus mengumpulkan data kehadiran dari berbagai sumber. Tim mungkin perlu memeriksa absensi, mencocokkan izin dan cuti, menghitung lembur, kemudian memindahkan informasi tersebut ke proses penggajian.

iPresens dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu perusahaan mengurangi proses tersebut. iPresens menyediakan pencatatan riwayat absensi secara digital serta fitur Payroll yang dapat membantu menghitung gaji bulanan dan potongan karyawan.

Selain absensi dan payroll, iPresens juga menyediakan pengelolaan izin, cuti, dan lembur. Dengan informasi yang lebih terpusat, HR dapat mengurangi kebutuhan untuk mengumpulkan catatan dari berbagai media sebelum melakukan proses administrasi.

Perusahaan yang ingin mencoba sistemnya terlebih dahulu dapat menggunakan paket FREE PERUSAHAAN dengan biaya Rp0 selama 2 bulan untuk maksimal 50 karyawan. Kesempatan tersebut dapat digunakan untuk mengenal alur absensi dan pengelolaan data sebelum menentukan penggunaan selanjutnya.

Selain mencoba paket gratis, perusahaan juga dapat menjadwalkan demo dan konsultasi langsung dengan tim iPresens untuk melihat bagaimana sistem bekerja dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan mengurangi proses pemindahan data secara manual, HR dapat lebih fokus memeriksa kebenaran informasi sebelum menjalankan payroll. Hal ini penting karena hasil rumus pemotongan gaji karena absen tetap bergantung pada data kehadiran yang akurat serta dasar perhitungan yang sesuai.