Jadwal kerja yang tidak adil sering jadi sumber masalah di tempat kerja. Karyawan bisa merasa lelah, tidak dihargai, hingga kehilangan motivasi. Maka, perusahaan wajib memahami cara mengatur shift kerja yang tepat dan manusiawi.
Pengaturan shift yang baik bukan soal jam kerja semata, tapi juga soal rasa keadilan. Jika dilakukan dengan sistematis, produktivitas tim bisa meningkat. Yuk, kita bahas strategi terbaik agar Anda bisa menyusun shift yang adil dan efisien!
Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan
Agar sistem kerja berjalan baik, perlu strategi yang terencana. Shift tidak boleh dibuat asal-asalan atau hanya berdasarkan kebiasaan. Berikut beberapa cara mengatur shift kerja karyawan yang bisa diterapkan langsung di perusahaan Anda:
1. Buat Jadwal Shift yang Transparan
Jadwal shift harus bisa diakses oleh semua karyawan. Gunakan papan informasi atau aplikasi shift online. Karyawan akan lebih nyaman jika mengetahui waktu kerja mereka jauh-jauh hari. Hal ini juga memudahkan untuk mengatur kehidupan pribadi mereka.
2. Libatkan Karyawan dalam Penyusunan Jadwal
Setelah jadwal dibuat transparan, penting juga melibatkan karyawan dalam penyusunannya. Ajak mereka berdiskusi sebelum finalisasi jadwal, misalnya lewat form preferensi atau polling mingguan.
Partisipasi seperti ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kebutuhan pribadi mereka. Dampaknya, loyalitas dan kepuasan kerja pun bisa meningkat.
3. Terapkan Sistem Rotasi Shift
Agar pembagian waktu kerja tetap adil, jangan selalu menempatkan orang yang sama di shift malam. Terapkan sistem rotasi yang bergilir untuk semua tim. Rotasi ini dapat mencegah kelelahan dan rasa tidak adil antar karyawan. Selain itu, mereka jadi lebih fleksibel dalam menghadapi berbagai kondisi kerja.
4. Pertimbangkan Keseimbangan Kerja dan Istirahat
Dalam menerapkan rotasi, perhatikan juga jeda antar shift. Idealnya, beri waktu istirahat minimal 8–12 jam sebelum jadwal berikutnya.
Karyawan yang cukup istirahat akan lebih fokus, minim kesalahan, dan punya semangat kerja lebih stabil. Ini penting terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
5. Gunakan Sistem Penjadwalan Otomatis
Jika jumlah karyawan makin banyak, proses manual bisa jadi kurang efisien. Solusinya, gunakan aplikasi penjadwalan otomatis. Aplikasi ini membantu menghindari human error dan bisa mengatur kehadiran, cuti, serta hari libur secara real time. Akurasi jadwal juga jadi lebih terjaga.
6. Evaluasi Jadwal Secara Berkala
Meskipun sudah menggunakan sistem otomatis, bukan berarti jadwal tidak perlu ditinjau. Lakukan evaluasi setidaknya sebulan sekali. Tanyakan pendapat karyawan soal kenyamanan jadwal mereka. Dengan begitu, jadwal bisa terus disesuaikan dan konflik kerja pun dapat diminimalkan.
Jika semua cara mengatur shift kerja karyawan di atas diterapkan secara konsisten, sistem kerja shift akan jauh lebih tertata. Karyawan pun merasa lebih dihargai, termotivasi, dan siap memberikan performa terbaiknya.
Cara Menghitung Jadwal Shift Secara Sederhana
Membuat jadwal shift kerja bisa lebih mudah jika Anda menggunakan rumus dasar. Misalnya, untuk 3 shift dan 9 karyawan, Anda cukup bagi jumlah shift dengan total karyawan:
3 shift ÷ 9 karyawan = 1/3
Artinya, setiap orang bertugas satu kali dalam tiga shift yang ada. Pembagian ini membantu menjaga jadwal tetap adil dan merata. Jika ada preferensi atau keterbatasan dari karyawan tertentu, jadwal bisa disesuaikan secara manual. Anda hanya perlu memastikan semua kebutuhan tetap tercakup.
Supaya perhitungan shift dan lembur makin mudah, Anda bisa memanfaatkan iPresens. Aplikasi ini punya fitur lengkap seperti absensi, payroll, dan pencatatan lembur yang saling terintegrasi.
Jadwal kerja bisa diatur otomatis sesuai kebutuhan tim, termasuk lembur dan hak cuti. Semua data tercatat rapi dan bisa diakses real-time, tanpa ribet manual.
