Peraturan Jam Kerja Karyawan Sesuai Ketentuan yang Berlaku
Peraturan jam kerja karyawan menjadi salah satu hal yang perlu perusahaan perhatikan dalam mengatur kegiatan kerja sehari-hari. Pengaturan tersebut mencakup waktu mulai bekerja, jumlah jam kerja, waktu istirahat, hingga jadwal kerja dalam satu minggu.
Setiap perusahaan dapat memiliki jadwal masuk dan pulang yang berbeda sesuai kebutuhan operasional. Namun, perusahaan tetap perlu memperhatikan ketentuan waktu kerja dan waktu istirahat yang berlaku.
Pengaturan jam kerja yang jelas juga membantu karyawan mengetahui jadwal dan tanggung jawabnya. Sementara itu, HR dapat mencatat kehadiran, mengatur jadwal, serta mengetahui ketika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang telah ditentukan.
Karena itu, perusahaan perlu memahami ketentuan jam kerja sebelum menyusun jadwal. Lalu, apa yang dimaksud dengan jam kerja karyawan dan aturan apa yang menjadi dasar pengaturannya?
Apa Itu Jam Kerja Karyawan?
Jam kerja karyawan merupakan waktu yang digunakan pekerja untuk menjalankan pekerjaan sesuai jadwal yang berlaku di perusahaan. Pengaturannya dapat mencakup jam masuk, jam selesai bekerja, hari kerja, serta pembagian waktu kerja dalam satu minggu.
Perusahaan tidak harus menerapkan jam masuk dan pulang yang sama. Sebagai contoh, suatu perusahaan dapat memulai kegiatan pada pagi hari, sedangkan perusahaan lain menjalankan operasional dengan sistem shift.
Meskipun jadwalnya dapat berbeda, perusahaan tetap perlu mengatur waktu kerja dengan memperhatikan ketentuan ketenagakerjaan. Pengaturan yang jelas membantu perusahaan membagi kebutuhan tenaga kerja sekaligus memberi kepastian jadwal kepada karyawan.
Selain jam kerja normal, perusahaan juga perlu memperhatikan waktu istirahat dan pekerjaan yang dilakukan melebihi waktu kerja. Hal tersebut memiliki ketentuan tersendiri yang perlu diterapkan sesuai kondisi pekerjaan.
Sebelum menyusun jadwal, perusahaan perlu tahu dulu dasar hukum serta angka pasti jam kerja yang berlaku di Indonesia.
Dasar Hukum dan Ketentuan Jam Kerja Karyawan
Pengaturan waktu kerja di Indonesia berkaitan dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. Salah satu landasannya adalah Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, yang memuat ketentuan ketenagakerjaan melalui perubahan terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Ketentuan lebih lanjut mengenai waktu kerja dan waktu istirahat juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Peraturan ini mengatur antara lain waktu kerja, waktu istirahat, serta kerja lembur, dan saat ini tercatat berstatus berlaku pada JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Berdasarkan PP tersebut, ketentuan waktu kerja secara umum terbagi menjadi dua pola:
| Pola Kerja | Waktu Kerja per Hari | Waktu Kerja per Minggu |
|---|---|---|
| 6 hari kerja | 7 jam | 40 jam |
| 5 hari kerja | 8 jam | 40 jam |
Perusahaan dapat menentukan jam masuk dan pulang sesuai kebutuhan operasional. Karena itu, ketentuan tersebut tidak berarti semua perusahaan harus menggunakan jadwal yang sama, seperti pukul 08.00–17.00.
Pelaksanaan jam kerja karyawan di perusahaan perlu diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Selain itu, ketentuan waktu kerja tersebut memiliki pengecualian untuk sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
Selain memperhatikan jumlah jam kerja, perusahaan juga perlu memberikan waktu istirahat kepada karyawan.
Ketentuan Waktu Istirahat Karyawan
Waktu istirahat menjadi bagian penting dalam pengaturan jam kerja. Karyawan tidak hanya memiliki waktu istirahat di antara jam kerja, tetapi juga istirahat mingguan sesuai pola hari kerja yang diterapkan perusahaan.
Untuk istirahat di antara jam kerja, ketentuan dasarnya memberikan waktu sekurang-kurangnya 30 menit setelah karyawan bekerja selama 4 jam terus-menerus. Waktu istirahat tersebut tidak termasuk dalam jam kerja.
Sementara itu, PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur istirahat mingguan berdasarkan pola kerja sebagai berikut:
| Pola Kerja | Istirahat Mingguan |
|---|---|
| 6 hari kerja | 1 hari istirahat setelah menjalani enam hari kerja |
| 5 hari kerja | 2 hari istirahat setelah menjalani lima hari kerja |
Dengan demikian, perusahaan perlu memperhitungkan waktu kerja dan waktu istirahat ketika menyusun jadwal. Pengaturan yang jelas membantu karyawan mengetahui kapan harus bekerja sekaligus kapan mendapatkan waktu istirahat.
Pada perusahaan yang menjalankan operasional dalam beberapa waktu berbeda, pembagian jam kerja biasanya dapat diterapkan melalui sistem shift.
Bagaimana Aturan Jam Kerja Shift?
Sistem shift memungkinkan perusahaan membagi waktu kerja karyawan ke dalam beberapa jadwal, misalnya shift pagi, sore, atau malam. Pola ini banyak digunakan pada kegiatan usaha yang membutuhkan operasional lebih panjang atau berjalan pada waktu tertentu.
Perusahaan dapat menyesuaikan pembagian shift dengan kebutuhan operasional. Namun, penggunaan sistem shift tidak berarti perusahaan dapat mengabaikan ketentuan waktu kerja dan istirahat.
Jadwal juga perlu perusahaan komunikasikan dengan jelas kepada karyawan. Dengan begitu, setiap karyawan dapat mengetahui waktu masuk, waktu selesai bekerja, hari kerja, dan jadwal istirahatnya.
PP Nomor 35 Tahun 2021 juga membuka pengaturan waktu kerja yang berbeda bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Sektor tersebut dapat menerapkan waktu kerja kurang atau lebih dari ketentuan umum berdasarkan karakteristik dan ketentuan yang mengaturnya.
Untuk pembahasan mengenai pembagian shift pagi, sore, malam, hingga contoh penyusunannya, kamu dapat melihat pembahasan jadwal shift kerja secara lebih lengkap.
Ketika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang berlaku, perusahaan juga perlu memperhatikan ketentuan mengenai waktu kerja lembur.
Bagaimana Jika Karyawan Bekerja Melebihi Jam Kerja?
Ketika karyawan bekerja melebihi waktu kerja yang telah ditentukan, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan mengenai waktu kerja lembur. Kondisi tersebut tidak hanya berkaitan dengan tambahan jam kerja, tetapi juga persetujuan karyawan dan pembayaran upah lembur.
Berdasarkan PP Nomor 35 Tahun 2021, waktu kerja lembur paling lama 4 jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu. Batas mingguan tersebut tidak termasuk lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi.
Pelaksanaan lembur juga membutuhkan perintah dari perusahaan dan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan. Persetujuan tersebut dapat diberikan secara tertulis atau melalui media digital.
Pada dasarnya, perusahaan juga wajib membayar upah lembur ketika mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja, dengan pengecualian untuk golongan jabatan tertentu yang memenuhi ketentuan.
Karena perhitungan upah lembur memiliki ketentuan tersendiri, pembahasan mengenai rumus dan contoh perhitungannya dapat dilihat lebih lanjut dalam artikel penghitungan lembur karyawan.
Setelah memahami ketentuan waktu kerja dan lembur, penting juga untuk melihat bagaimana penerapannya bisa berbeda-beda antar perusahaan.
Contoh Pengaturan Jam Kerja di Berbagai Perusahaan
Tidak semua perusahaan memiliki jadwal masuk dan pulang yang sama. Perusahaan dapat menyesuaikan jadwal dengan kebutuhan operasional selama tetap memperhatikan ketentuan waktu kerja yang berlaku.
Sebagai contoh, perusahaan perkantoran dapat menjalankan kegiatan pada pagi hingga sore hari, sementara usaha yang membutuhkan operasional lebih panjang dapat membagi karyawan ke dalam beberapa shift.
PP Nomor 35 Tahun 2021 juga memberikan pengaturan khusus bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu yang dapat menerapkan waktu kerja kurang atau lebih dari ketentuan umum, sesuai karakteristik pekerjaannya.
Berikut gambaran penerapan pola tersebut dalam contoh jadwal sederhana:
| Pola Kerja | Contoh Jam Kerja | Keterangan |
|---|---|---|
| 5 hari kerja | 08.00–17.00 (Senin–Jumat) | 8 jam per hari, 40 jam per minggu, dengan waktu istirahat di antaranya |
| 6 hari kerja | Menyesuaikan, 7 jam per hari | 40 jam per minggu, jam masuk-pulang disesuaikan kebutuhan operasional |
Perlu diperhatikan bahwa contoh jam masuk dan pulang tersebut bukan jam kerja wajib untuk seluruh perusahaan. Karena itu, aturan 7 jam atau 8 jam kerja per hari tidak berarti pemerintah menentukan jam masuk yang sama untuk seluruh perusahaan.
Hal terpenting adalah perusahaan mengatur waktu kerja secara jelas dan memperhatikan ketentuan yang berlaku. Setelah menentukan pola tersebut, perusahaan juga perlu memastikan jadwal dapat diterapkan dan dicatat dengan baik.
Kesalahan dalam mengatur jam kerja dapat menimbulkan masalah pada pencatatan kehadiran, pembagian shift, hingga perhitungan lembur.
Kesalahan dalam Mengatur Jam Kerja Karyawan
Pengaturan jam kerja yang kurang teratur dapat menimbulkan masalah dalam kegiatan sehari-hari. Selain membuat jadwal sulit dipahami, perusahaan juga dapat mengalami kendala saat mencatat kehadiran, pergantian shift, dan waktu kerja tambahan.
- Jadwal Kerja Tidak Jelas
Perubahan jadwal secara mendadak tanpa komunikasi yang baik dapat membuat karyawan kesulitan menyesuaikan waktu kerja. Karena itu, perusahaan perlu menyampaikan jadwal dan setiap perubahan dengan jelas. - Tidak Mencatat Jam Masuk dan Pulang
Catatan jam masuk dan pulang membantu HR mengetahui waktu kerja setiap karyawan. Tanpa pencatatan yang teratur, HR akan lebih sulit memeriksa data kehadiran ketika membutuhkannya. - Mengabaikan Waktu Istirahat
Perusahaan perlu memperhitungkan waktu istirahat ketika menyusun jadwal. Karyawan membutuhkan waktu istirahat sesuai ketentuan agar pembagian waktu kerja tidak hanya berfokus pada jam masuk dan pulang. - Pembagian Shift Kurang Teratur
Jadwal shift yang tidak terencana dapat menyebabkan waktu kerja bertabrakan atau jumlah karyawan pada suatu shift tidak sesuai kebutuhan. Perusahaan perlu menyusun pembagian shift dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional. - Tidak Mencatat Waktu Lembur
Jam kerja tambahan perlu dicatat secara terpisah dari jam kerja normal. Pencatatan tersebut membantu perusahaan mengetahui durasi lembur sekaligus melakukan perhitungan upah sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan menghindari beberapa kesalahan tersebut, perusahaan dapat menjalankan peraturan jam kerja karyawan dengan lebih teratur. Pencatatan yang baik juga memudahkan HR ketika perlu mengevaluasi jadwal dan kehadiran.
Cara Mengelola Jam Kerja Karyawan
Perusahaan perlu memiliki sistem pengelolaan yang jelas agar jadwal kerja dapat berjalan sesuai kebutuhan operasional. Terlebih lagi, perusahaan dengan banyak karyawan atau sistem shift akan mengelola lebih banyak jadwal setiap harinya.
1. Tentukan Pola Hari Kerja
Tentukan apakah perusahaan menggunakan pola lima atau enam hari kerja sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku, mengikuti pola umum 8 jam sehari untuk lima hari kerja atau 7 jam sehari untuk enam hari kerja.
2. Susun Jadwal dengan Jelas
Tentukan waktu masuk, selesai bekerja, dan pembagian shift jika perusahaan menerapkannya. Sampaikan jadwal kepada karyawan agar setiap orang mengetahui waktu kerjanya.
3. Catat Kehadiran Karyawan
Perusahaan dapat mencatat waktu masuk dan pulang untuk memantau kehadiran. Data tersebut juga membantu HR melakukan rekap secara berkala.
4. Kelola Perubahan Jadwal
Jika terjadi pergantian atau perubahan shift, catat perubahan tersebut dan informasikan kepada karyawan terkait. Cara ini membantu mengurangi kesalahan jadwal.
5. Catat Waktu Lembur
Pisahkan jam kerja normal dengan waktu lembur. Pencatatan yang jelas memudahkan perusahaan ketika memeriksa tambahan waktu kerja dan menghitung upah lembur.
6. Evaluasi Jadwal Secara Berkala
Perusahaan dapat mengevaluasi pembagian jam kerja berdasarkan kebutuhan operasional dan kondisi tenaga kerja. Jika muncul masalah, HR dapat melakukan penyesuaian dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku.
Pengelolaan secara manual mungkin masih cukup ketika jumlah karyawan sedikit. Namun, semakin banyak karyawan dan variasi jadwal kerja, semakin banyak pula data yang perlu HR kelola.
Pencatatan Jam Kerja Tidak Harus Rumit
Semakin banyak karyawan, semakin sulit perusahaan mencatat jam kerja secara manual. HR perlu memastikan waktu masuk, pulang, keterlambatan, hingga tambahan jam kerja tercatat dengan jelas, apalagi jika perusahaan menerapkan beberapa jadwal atau sistem shift.
Penggunaan sistem digital dapat membantu menyederhanakan proses tersebut. iPresens dapat menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan yang ingin mengelola kehadiran karyawan secara lebih praktis.
HR dapat memiliki catatan aktivitas yang lebih teratur tanpa harus mengumpulkan data dari berbagai sumber secara manual. Cara ini juga membantu perusahaan ketika perlu melakukan rekap atau memeriksa kembali data kehadiran pada periode tertentu.
HR dapat lebih fokus pada pengelolaan karyawan daripada menghabiskan banyak waktu untuk merapikan pencatatan. Perusahaan yang ingin mengetahui penggunaannya dapat mencoba demo aplikasi iPresens terlebih dahulu.
Tersedia juga paket gratis iPresens hingga 50 karyawan bagi perusahaan yang ingin mulai mencoba sistem secara langsung.
Kesimpulan
Peraturan jam kerja karyawan perlu perusahaan pahami ketika menentukan jadwal dan pola kerja. Secara umum, perusahaan dapat menerapkan pola enam hari kerja dengan 7 jam per hari atau lima hari kerja dengan 8 jam per hari. Keduanya memiliki total 40 jam kerja dalam satu minggu.
Selain waktu kerja, perusahaan perlu memperhatikan waktu istirahat, pembagian shift, dan ketentuan lembur. Jam masuk dan pulang dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Perusahaan juga perlu mencatat jadwal serta kehadiran karyawan secara teratur. Pencatatan tersebut membantu HR memantau pelaksanaan jam kerja dan mengetahui ketika terdapat perubahan jadwal maupun tambahan waktu kerja.
Dengan memahami ketentuan yang berlaku dan mengelola jadwal secara jelas, perusahaan dapat menjalankan pengaturan jam kerja dengan lebih teratur sekaligus memberikan informasi waktu kerja yang jelas kepada karyawan.
