Banyak perusahaan menghadapi kebingungan saat mengurus cuti dan lembur. Pengajuan yang masih manual, proses persetujuan yang lambat, dan salah hitung pembayaran lembur seringkali terjadi. Masalah ini tidak hanya merugikan perusahaan secara finansial tetapi juga dapat menurunkan moral dan kepercayaan karyawan.

 

Padahal, mengelola cuti dan lembur dengan tepat adalah fondasi penting untuk administrasi SDM yang sehat. Tanpa panduan yang jelas, perusahaan berisiko melanggar regulasi dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak adil.

 

Panduan Tepat Mengelola Cuti dan Lembur

 

Untuk membantu Anda, berikut adalah panduan praktis untuk mengelola kedua aspek krusial ini dengan lebih baik dan profesional.

 

1. Miliki Kebijakan (SOP) yang Jelas dan Tertulis

 

Langkah pertama dan terpenting adalah memiliki kebijakan yang transparan. Buat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mendetail mengenai:

• Cara pengajuan cuti dan lembur.

• Batas waktu pengajuan.

• Siapa yang berwenang memberi persetujuan.

• Syarat dan ketentuan lembur (termasuk perhitungan upah).

• Jenis jenis cuti yang berhak diambil karyawan.

 

2. Pahami dan Patuhi Regulasi Pemerintah

 

Perusahaan wajib mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, seperti Undang Undang Cipta Kerja. Pahami aturan mengenai hak cuti tahunan, cuti khusus (melahirkan, sakit), serta batas jam lembur dan formula perhitungan upah lembur yang sah. Kepatuhan ini menghindarkan Anda dari sanksi hukum.

 

3. Sosialisasikan Aturan Secara Menyeluruh

 

Kebijakan yang hebat tidak ada gunanya jika karyawan tidak mengetahuinya. Sosialisasikan SOP cuti dan lembur sejak karyawan pertama kali bergabung (onboarding) dan pastikan dokumen tersebut mudah diakses, misalnya melalui portal internal perusahaan atau buku panduan karyawan.

 

Baca juga: Cara Menghindari Kecurangan Absensi, Perusahaan Wajib Tahu!

 

4. Terapkan Alur Persetujuan yang Konsisten

 

Keadilan adalah kunci. Pastikan alur persetujuan (approval) berjalan konsisten untuk semua karyawan dan tidak berlarut larut. Proses yang lambat dan tidak pasti, terutama untuk cuti, dapat menimbulkan frustrasi. Tentukan batas waktu bagi manajer untuk memberikan persetujuan.

 

5. Lakukan Pencatatan yang Akurat dan Terpusat

 

Setiap pengajuan dan persetujuan cuti atau lembur harus tercatat dengan rapi. Pencatatan manual menggunakan Excel atau kertas sangat berisiko (data hilang, salah input). Data yang akurat sangat penting untuk audit dan perhitungan payroll di akhir bulan.

 

6. Manfaatkan Teknologi Digital (Otomatisasi)

 

Ini adalah solusi untuk mengatasi kelemahan pada poin 4 dan 5. Menggunakan sistem digital atau aplikasi HRIS akan mengotomatiskan seluruh proses. Karyawan bisa mengajukan dari aplikasi, manajer mendapat notifikasi real time, dan data langsung tercatat secara terpusat. Ini menghilangkan birokrasi dan menjamin akurasi.

 

Mengelola cuti dan lembur lebih dari sekadar administrasi; ini adalah tentang keadilan, kepatuhan, dan efisiensi. Dengan panduan yang tepat dan sistem yang mendukung, Anda menciptakan lingkungan kerja yang transparan di mana karyawan merasa dihargai dan perusahaan terlindungi secara hukum.

 

Jangan biarkan administrasi cuti dan lembur manual menghambat efisiensi Anda. Sederhanakan prosesnya dengan iPresens. Otomatiskan pengajuan dan persetujuan cuti serta lembur karyawan Anda dalam satu platform yang praktis dan akurat.

 

Sederhanakan manajemen cuti dan lembur. Coba iPresens sekarang!