Absensi fiktif, atau sering disebut "titip absen", adalah salah satu masalah kecurangan yang paling merugikan perusahaan. Karyawan yang tidak hadir secara fisik namun tercatat masuk kerja tidak hanya merugikan secara finansial (membayar gaji untuk jam kerja yang tidak dilakukan), tetapi juga merusak budaya disiplin dan keadilan di tempat kerja.

 

Metode absensi manual seperti tanda tangan atau bahkan fingerprint yang tidak diawasi masih memiliki celah. Oleh karena itu, perusahaan modern memerlukan solusi untuk mengatasi absensi fiktif secara lebih efektif.

 

Mengapa Absensi Fiktif Bisa Terjadi?

 

Kecurangan ini seringkali terjadi bukan hanya karena niat buruk, tetapi juga karena sistem yang lemah. Penyebab utamanya meliputi:

• Sistem Manual: Penggunaan buku atau spreadsheet yang mudah dimanipulasi.

• "Titip Absen": Penggunaan kartu akses atau password yang bisa dititipkan ke rekan kerja.

• Mesin Fingerprint: Meski lebih baik, mesin fingerprint masih bisa diakali (misalnya dengan cetakan sidik jari palsu) dan tidak bisa memverifikasi lokasi pekerja lapangan.

• Pekerja Lapangan/WFH: Sulitnya memantau keberadaan pekerja remote atau sales di lapangan secara akurat.

 

Solusi Mengatasi Absensi Fiktif dengan HRIS

 

Sistem HRIS (Human Resource Information System) modern menawarkan solusi teknologi untuk menutup celah kecurangan tersebut, terutama melalui fitur absensi online di smartphone.

 

1. Validasi Lokasi (GPS)

 

Fitur ini adalah lapisan keamanan pertama. Karyawan hanya bisa melakukan absensi jika smartphone mereka berada dalam radius atau titik koordinat lokasi yang telah ditentukan (misalnya, area kantor atau lokasi klien). Ini mencegah karyawan absen dari rumah atau dalam perjalanan.

 

2. Validasi Biometrik (Foto Selfie)

 

Ini adalah fitur terpenting untuk mengatasi absensi fiktif. Sistem tidak hanya meminta lokasi, tetapi juga mewajibkan karyawan mengambil foto selfie saat itu juga. Teknologi liveness detection atau face recognition memastikan bahwa yang melakukan absen adalah benar karyawan yang bersangkutan dan bukan foto.

 

Baca juga: Apa Yang Dimaksud Dengan HR Analytics? Ini Manfaatnya!

 

3. Deteksi Lokasi Palsu (Fake GPS)

 

Beberapa karyawan mencoba mengakali validasi GPS dengan menggunakan aplikasi fake GPS atau mock location. HRIS modern yang canggih sudah dilengkapi sistem untuk mendeteksi penggunaan aplikasi terlarang tersebut dan akan otomatis menolak absensi jika terdeteksi.

 

4. Pencatatan Real Time dan Transparan

 

Semua data absensi (lokasi, foto, dan waktu) masuk ke database secara real time. Manajer atau HRD dapat langsung memverifikasi data tersebut melalui dasbor. Transparansi ini membuat karyawan berpikir dua kali sebelum melakukan kecurangan.

 

Mengatasi absensi fiktif membutuhkan sistem teknologi yang dapat memverifikasi identitas dan lokasi secara akurat. Implementasi HRIS modern adalah cara paling efektif untuk menciptakan sistem kehadiran yang adil, transparan, dan tidak dapat dimanipulasi.

 

Jangan biarkan kecurangan absensi merugikan perusahaan Anda. iPresens hadir dengan teknologi absensi GPS dan validasi selfie untuk memastikan setiap data kehadiran akurat dan terverifikasi.

 

Selain itu, iPresens dilengkapi teknologi pendeteksi aplikasi lokasi palsu (fake GPS) yang memastikan karyawan tidak dapat memanipulasi titik kehadiran. Ketika sistem mendeteksi penggunaan aplikasi yang tidak diperbolehkan, aplikasi akan memberikan notifikasi dan absensi akan otomatis ditolak.

 

Coba demo gratis iPresens hari ini juga!